Home | Useful Links | Contact us
Source & Target Languages:
About TA
Translation Memory BETA
Send Translation
Useful Links
Latest News
Translation Memory
Now, you can search the TA Translation Memory including more than 72,000 translation units from reliable resources in different areas.

Publish your translations at Translators Avenue.
You can publish your translations at Translators Avenue. Please feel free to send them to us: contact *at* translatorsavenue.com


How Valuable Time Can Be to a Freelance Translator

Maria Antonietta Ricagno
What's a freelance translator?

A common and widespread assumption among those who are not familiar with this job is that being a freelancer implies more freedom of movement than working as an employee. In practice, you can work "when" and "if" you decide to.

First of all, many people still do not have a clear picture of what a freelance translator is and does; when asked about my job, I simply say "I am a translator", and most of the askers reply: “What? And what does a translator do? And how can you work from home, alone, with no employer? And so on. It is often discouraging to hear questions like that, as I have to sing the same old song every time.

Why time is vital to a freelance translator?

How difficult it is to start as a freelance translator depends either from your experience and the existence/non-existence of help and support from outside you may trust in. But this is another story. Let's assume you have already got your business started and focus on TIME, which leads us to another crucial word: ORGANISATION.

Unless you pay the required attention to that magical word, I can tell you from my own experience that being a freelancer will turn you into a captive! Working as a freelancer does not mean, nor it should, that you should have no time-tables or any schedules to follow. On the contrary, the more your freedom from any traditional employment, the better you have to plan your workday and personal life. Otherwise, the first risk you run is to be so completely absorbed by your job as to say goodbye to the rest of your life.

It is very common—and often justified—for a freelance translator at the beginning of his/her career to think that the most important thing is "working, working and still working". Right, we have chosen this kind of job because "passion drives us" most of us do not work well with fixed time-tables, depending on other people to do our job, going to the office every morning and so on. BUT you have to set limits even to that freedom, so you should start considering some kind of opening/closing hours for your home office. I know it is difficult to shut down your PC at 6.00 p.m. if you have a job you are about to complete (only 2 pages!), but you should follow the rule.

When and how many times should you check your incoming e-mails?

Checking your e-mails frequently is important, as your work largely depends on them. If you have an ADSL connection, you usually have no problem checking your messages frequently, as it is often not necessary to establish a new connection every time—and it is cheaper. Another good idea would be to set an acoustic mail notifier that informs you of each incoming e-mail with no need to visually check the mail icon on the traybar on the bottom of your desktop.

Of course, as the clients/translation agencies a freelance works with may be located in different parts of the world, you should consider the problem of time zones: a good solution is to set an auto-responder to your e-mail program stating you are temporarily unavailable and will reply ASAP. That way, if a client sends a message when you are in bed at 1.00 a.m., he/she will get a reply, even though not a human one!

Another rule you should follow is: please, DO NOT WORK ON WEEKENDS: easier said than done! Well, if sometimes you are obliged to work on Sunday because you have to complete a very urgent job, then you should try not to work at least on Monday morning, in order to rest a while and restore your profit-and-loss time balance.  

In practice, you should establish a sort of "time budget" and divide your professional time into, for instance, self-training (learning new software programs, attending courses, language seminars, etc.), dedicating some time to professional forums1 and (most crucial) to marketing. The rest of your time should be dedicated to private and social life and, hopefully, to holidays.

In other words, you should organise your time as any other business, in which there are periods of hard work, during which you will be unable to dedicate yourself to marketing, for example, but, on the other hand, there will also be periods of fewer incoming jobs. These are not to be considered as a waste of time or a negative thing: rather, you should take advantage of them to do what you cannot deal with when "working" – i.e., public relations, marketing, compiling glossaries, check your databases of agencies, etc.

An important side of planning consists in setting your future goals: to pass a specific exam for XX Language Association, to acquire new customers, to improve your website—if you have one – or to decide it is time to get your own website, etc.
The administrative side of your job

An important issue when working as a freelancer is to organise the administrative side of your work – i.e., invoicing, tracking jobs, etc. If well organised, it will be a good investment. Therefore, you should establish an operative protocol which defines every deadline, expiration dates, etc. As part of this time-saving operation, you should also prepare and update on a non-stop basis a FAQs list, containing all the issues/fixes you incurred with. That will prevent you and/or other people from wasting time while trying to fix problems which have already been solved in the past.

As a general rule, you should establish that invoicing is to be done at the end of each month, so as to group several small and/or large jobs together. But, of course, this dream does not always come true, as rules may vary according to each client and their requirements: one may ask for the invoice on completion of EACH JOB, another at the end of the month, a third one on 15th and 30th day of each month (Yes, I swear, it happened to me!). And finally, client X wants to be invoiced once reached XXX amount, and so on. And what to say of those big translation agencies with multiple project managers, each requiring his/her invoice JUST for the job of their competence? It means that if, say, in July, as you have done three different jobs for three different PMs, you will have to issue three different invoices! OK, still so sure you want to be a freelancer? If so, let's move on. 

Of course, the best thing is to set a model of standard invoice, or more than one, e.g. one for international clients and one for domestic ones, containing the data of each client—name, address, project manager's name, etc. So, you will not need to prepare a new invoice each time; on the contrary you will just change the job details.

As invoicing is important, you should try to simplify the process in order not to leave out any jobs. To do that, it is useful to keep all the monthly POs together, divided per client, so you can track all the jobs done and add them to the relevant invoice. Not every client sends an official PO, so you should supply them with a model to fill in and return to you. A PO is crucial not only for tracking purposes, but, most importantly, the evidence of the job the client is ordering. So, please bear in mind that you should always ask for a PO! 

Sometimes dealing with invoices, POs, databases, etc. may be boring, sure, that's not quite creative, and yet necessary. To be professional, you should invest first of all in your time: every "boring" task you may carry out now is likely to improve your skills, so do not lose heart and keep up your good job!


أهمية الوقت للمترجم المستقل

ترجمة: حنا يوسف

من هو المترجم المستقل؟

الافتراض الشائع والمنتشر بين غير المطّلعين على هذه الوظيفة هو أن كونك مستقلاً يتضمن المزيد من حرية الحركة أكثر من عملك  موظفًا، وفي الواقع، يمكنك العمل "متى" و"إذا" قررت ذلك.

أولاً وقبل كل شيء، ما زال كثيرون ليست لديهم صورة واضحة عن ماهية المترجم المستقل وماذا يفعل. فعندما أُسأل عن وظيفتي، أقول ببساطة: "أنا مترجمة"، فيردّ أغلب السائلين: "ماذا؟ وماذا يفعل المترجم؟ وكيف يمكنك العمل من المنزل، وحدك، وبلا صاحب عمل؟ وهكذا. وغالبًا ما يكون من المثبط أن أسمع مثل تلك الأسئلة، حيث أضطر لتكرار نفس النغمة القديمة في كل مرة.

لماذا يعد الوقت أمرًا حيويًا بالنسبة للمترجم المستقل؟

تعتمد مدى صعوبة أن تبدأ العمل بوصفك مترجما مستقلا على خبرتك ووجود أو عدم وجود المساعدة والدعم من الآخرين ممن يمكنك أن تثق بهم. ولكن هذه قصة أخرى، فلنفترض أنك بدأتَ عملك بالفعل وبدأتَ تركز على الوقت، والذي يقودنا لكلمة حاسمة أخرى وهي: التنظيم.

ما لم تخصص الانتباه المطلوب لتلك الكلمة السحرية، يمكنني أن أخبرك من واقع تجربتي الخاصة أن كونك مترجمًا مستقلاً سوف يحولكَ إلى أسير! فالعمل بصفة مستقلة لا يعني، ولا يجب أن يعني، ألا تكون لديك جداول زمنية أو أي جداول متابعة. ولكن على العكس من ذلك، كلما يزداد تحررك من أي وظيفة تقليدية، كلما كان من الأفضل أن تخطط عملك اليومي وحياتك الشخصية. وبخلاف ذلك، فإن المخاطرة الأولى التي ستتعرض لها هي الاستغراق التام في عملك كما لو كنتَ تقول وداعًا لبقية حياتك.

من الشائع جدًًا- والمقبول غالبًًا- بالنسبة للمترجم المستقل في بداية حياته المهنية أن يعتبر أن أهم شيء هو "العمل، والعمل، والاستمرار في العمل"، وهذا صحيح، فقد اخترنا هذا النوع من العمل لأن "العاطفة تدفعنا"، فتدفع معظمنا ألا نعمل جيدًًا بجداول زمنية محددة، حيث نعتمد على أشخاص آخرين لتأدية عملنا، والذهاب إلى المكتب كل صباح، وهكذا. ولكن عليك أن تضع حدودًًا حتى لتلك الحرية، وذلك حتى يمكنك أن تبدأ التفكير في عملية تحديد مواعيد بداية ونهاية العمل بمكتبك الكائن في منزلك. وأعرفُ أنه من الصعوبة أن تغلق جهاز الكمبيوتر خاصتك في السادسة مساءً إذا كان لديك عمل على وشك الانتهاء منه (صفحتان فقط!)، ولكن يجب أن تتبع القاعدة.

متى وكم مرة يجب أن تراجع بريدك الإلكتروني؟

من المهم مراجعة بريدك الإلكتروني عدة مرات، فعملك يعتمد عليه إلى حدٍ كبير. ولو كنتَ مشتركًا في خدمة ADSL (خط الاشتراك الرقمي غير المتماثل)، فعادةً لا تكون لديك مشكلة لمراجعة رسائلك عدة مرات، فليس من الضرروي إجراء اتصال جديد كل مرة- كما أنها أرخص ثمنًا. وفكرة جيدة أخرى هي أن تضبط بريدك الإلكتروني على الإشعار البريدي الصوتي الذي يخبرك بكل رسالة واردة دون حاجة لمراجعة أيقونة البريد في شريط المهام أسفل سطح مكتبك.

وبطبيعة الحال، وباعتبار أن العملاء/ وكالات الترجمة التي يعمل معها المترجم المستقل قد تقع في أنحاء مختلفة من العالم، فيجب مراعاة مشكلة اختلاف التوقيت: هناك حلّ جيد وهو أن تضبط مستجيبًا آليًا لبرنامج بريدك الإلكتروني يوضح أنكَ غير موجود مؤقتًا وسوف ترد في أسرع وقت ممكن. وهكذا، لو أرسل لك العميل رسالة وأنت نائم في الواحدة صباحًا، فسوف يتلقى ردًا، حتى وإن لم يكن ردًا بشريًاً!

وقاعدة أخرى يجب عليك اتباعها هي: من فضلك، لا تعمل في عطلات نهاية الأسبوع، وذلك قوله أيسر من فعله! حسنًا، إن كنتَ مضطرًا أحيانًا للعمل يوم الأحد لضرورة إنجاز مهمة مُلّحة للغاية، فيجب عليك أن تحاول ألا تعمل على الأقل صباح الاثنين، وذلك كي تستريح بعض الوقت وتستعيد التوازن بين الوقت المكتسب والوقت الضائع.

وفي الواقع، يجب أن تنشئ نوعًا من "ميزانية الوقت"، وتقسم وقتك المهني مثلاً بين التدريب الذاتي (تعلم برمجيات جديدة، وحضور دورات، ومؤتمرات لغوية، إلخ)، وتخصيص بعض الوقت للمنتديات المتخصصة ، و(الأهم) تخصيص الوقت للتسويق الترجمي، أما بقية وقتك فيجب تخصيصه للحياة الشخصية والاجتماعية، وحبذا لأيام الأجازات.

وهذا معناه أنه يجب عليك أن تنظم وقتك مثل أي عمل آخر، فهناك فترات من العمل الشاق لن تكون خلالها قادرًا على القيام بتسويق خدماتك مثلاً، ولكن من ناحية أخرى، ستكون هناك أيضًا فترات تتميز بعدد أقل من الأعمال الواردة. ولا يعتبر ذلك مضيعة للوقت أو شيئًا سلبيًا، ولكن يجب أن تستفيد منها للقيام بما لا يمكنك فعله أثناء "العمل"- مثل العلاقات العامة، والتسويق، وجمع المسارد، ومراجعة قواعد بيانات الوكالات خاصتك، إلخ.

وهناك جانب مهم للتخطيط يشمل وضع أهدافك المستقبلية: اجتياز اختبار محدد لإحدى الجمعيات ثنائية اللغة، واكتساب عملاء جدد، وتحسين موقعك الخاص على الويب - لو كان لديك  موقع إلكتروني- أو أن تقرر أنه قد حان الوقت لإطلاق موقعك الخاص، إلخ.

الجانب الإداري لعملك

مسألة مهمة عندما تعمل بصفة مستقلة هي أن تنظم الجانب الإداري لعملك، مثل: إعداد الفواتير، وتتبع الأعمال، وما إلى ذلك. فإن كان ذلك منظمًا بصورة جيدة، فسوف يكون استثمارًا جيدًاً. ومن هنا، يجب أن تنشئ بروتوكولاً فعالاً يعني بتحديد كل موعد نهائي، ومواعيد الانتهاء، إلخ. وكجانب من هذه العملية الموفرة للوقت، يجب عليك أيضًا إعداد وتحديث قائمة بالأسئلة الأكثر شيوعًا بصفة مستمرة، والتي تحتوي على جميع المسائل/ االحلول التي تعرّضتَ لها. فهذا سيمنعك و/ أو سيمنع الآخرين من إضاعة الوقت أثناء محاولة حل مشكلات تم حلها أساسًا في الماضي.

وكقاعدة عامة، يجب أن تدرك أن إعداد الفواتير يجب أن يكون في نهاية كل شهر، وذلك لتجميع الكثير من الأعمال الصغيرة و/ أو الكبيرة معًا. ولكن بالطبع، هذا الحلم لا يتحقق دائمًًا، حيث أن القواعد قد تختلف وفقًا لكل عميل ومتطلباته: فهناك عميل قد يطلب إعداد الفاتورة بعد الانتهاء من كل عمل، وآخر يطلبه في نهاية الشهر، وثالث يطلبه يومي 15 و 30 من كل شهر (نعم، أقسم أن هذا قد حدث معي!). وأخيرًا، يريد العميل س أن تُعَدَّ الفاتورة عندما يصل المبلغ المطلوب إلى ثلاثة أضعاف، وهكذا. وماذا نقول عن وكالات الترجمة الكبيرة التي لها مديري مشروعات متعددين، وكل منهم يتطلب أن تكون فاتورته مستقلة فقط بالعمل الذي يناسب كفاءته؟ هذا معناه أنه لو أنك أنهيتَ في شهر يوليو مثلاً ثلاث أعمال ترجمة لثلاثة مديرين مختلفين، يكون عليك أن تصدر ثلاث فواتير مختلفة! حسنًًا، هل ما زلت متأكدًا أنك تود العمل كمترجم مستقل؟ إن كان الأمر كذلك، فهيا نتابع.

وبطبيعة الحال، فإن أفضل شيء هو عمل نموذج لفاتورة موحدة، أو أكثر من فاتورة، فمثلاً: فاتورة للعملاء الدوليين وفاتورة للعملاء المحليين، متضمنًا بيانات كل عميل- الاسم، والعنوان، واسم مدير المشروع، وما إلى ذلك. وهكذا،لن تحتاج إعداد فاتورة جديدة في كل مرة، بل على العكس سيكون عليك فقط تغيير تفاصيل العمل.

ونظرًا لأهمية إعداد الفواتير، يجب أن تحاول تبسيط العملية حتى لا تفوتك أي فرص عمل. ولكي تقوم بذلك، من المفيد أن تحتفظ بكل الإيصالات الشهرية معًا، مقسمة لكل عميل، بحيث يمكنك تتبع جميع الأعمال التي قمت بها وإضافتها للفاتورة ذات الصلة. فليس بالضرورة أن يرسل كل العملاء إيصالاً موثقًا، ولهذا يجب أن تزودهم بنموذج يمكن ملء بياناته وإعادته إليك. والإيصال ضروري للغاية ليس فقط لأغراض التتبع، ولكن الأهم من ذلك، أنه دليل على أداء  العمل الذي يطلبه العميل. ومن هنا، أرجو أن تضع في اعتبارك أن تطلب دائمًا إيصالاً!

وفي بعض الأحيان، يكون التعامل بالفواتير، والإيصالات، وقواعد البيانات، إلخ أمرًا مملاً، فمن المؤكد أن ذلك ليس إبداعياً تمامًا، ولكنه ضروري. وكي تكون محترفًا، يجب أن تستثمر أولاً وقبل كل شيء في وقتك: فكل مهمة "مملة" قد تنفذها الآن من المرجح أن تحسن مهاراتك، فلا تشعر بالإحباط وواصل عملك الجيد!



Maria Antonietta Ricagno

ترجمة: حنا يوسف

Environment | General | Economics & Finance | Education | Law | Literature | Media | Medicine | Politics | Religion | Technology | UN Documents |
Home | Useful Links | Contact us
© 2008-2011 Translators Avenue - All Rights Reserved
جميع الحقوق الفكرية للترجمات محفوظة لأصحابها
ويمنع التصرف فيها بأي شكل دون إذن رسمي منهم
Designed by: Dfadl        Developed by: Abdelrhman